Всё о легализации документов

Одной из основных дополнительных услуг в переводческих компаниях является подготовка и оформление документов для их отправки за рубеж. Называется такая услуга — легализация документов. Подробнее рассказать об услуге легализации документов и ее особенностях мы попросили руководителя Бюро переводов РОЙД Владимира Шебанова.

Итак, начнем с самого главного — что такое легализация документов и для чего она нужна?

Легализация документа — это совершение ряда определенных формальных процедур дляпридания документу юридической силы на территории другого государства. Конечной целью процедуры легализации документа, выданного на территории одного государства, является возможность его представления в официальные органы другого государства.

Важно подчеркнуть, что легализация документа может быть осуществлена на территории только того государства, в котором он выдан или оформлен. Это означает, что документ, выданный или оформленный, например, в Италии и оказавшийся на территории Российской Федерации, не может быть легализован в нашей стране — его нужно отправлять обратно в Италию для прохождения легализации. И наоборот — документ, выданный или оформленный на территории Российской Федерации, может быть легализован только в нашей стране.

В каких случаях требуется легализация документов?

Легализация документа требуется практически всегда, когда его необходимо представить в официальные органы другого государства. Это означает, что документ, выданный, например, в Российской Федерации, имеет юридическую силу только на территории Российской Федерации, где его можно полноценно использовать, но для его представления в официальные органы другой страны потребуется легализация.

Исключением из этого правила являются некоторые типы документов, которые не подлежат легализации, а также некоторые страны, с которыми у России заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации.

Расскажите, пожалуйста, поподробнее о видах легализации, а также от чего зависит выбор того или иного способа.

Основных видов легализации два — проставление штампа «Апостиль» и консульская легализация. Какой из них выбрать в каждом конкретном случае зависит от страны назначения.

Проставление штампа «Апостиль» (иногда его еще называют «упрощенная легализация» или «апостиллирование») применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации — проставление штампа «Апостиль». Таких стран достаточно много, поэтому нет смысла сейчас их перечислять, полный список Вы можете легко найти, например, на сайте нашей компании. Упрощенной она называется именно потому, что, с одной стороны, апостиллирование осуществляется одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

Если же страна, в которую Вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя регистрацию документа в органах Министерства юстиции РФ, органах МИД РФ, а затем в консульстве страны назначения в Российской Федерации. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Кроме того, выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостиллированию. В основном это касается коммерческих документов — договоров, инвойсов, различных товарораспорядительных документов и т.д., и для них существует отдельная процедура — легализация документа в Торгово-промышленной палате РФ, а затем в консульстве страны назначения.

Какие документы, исходя из Вашей практики, чаще всего легализуются?

Частные лица в основном легализуют личные документы — свидетельства о рождении или смерти, о заключении или расторжении брака, образовательные документы — дипломы и аттестаты, справки о судимости, паспорта и т.п. Как правило, это необходимо для работы или продолжения образования за рубежом или в случае убытия за рубеж для постоянного проживания.

Наши корпоративные клиенты, в большинстве случаев, передают на легализацию регистрационные документы — уставы, учредительные договоры, свидетельства о регистрации, постановке на учет в налоговых органах, органах статистического учета, доверенности и т.п. Как правило, это требуется в случае участия в крупном зарубежном тендере или в случае учреждения совместного или дочернего предприятия за рубежом.

Естественно, это только самые типичные примеры, и наши возможности ими не ограничиваются — мы готовы работать с любым документом, который нашему клиенту необходимо легализовать.

Обязательно ли переводить документ на иностранный язык перед его легализацией?

Очень хороший вопрос и очень правильный, я бы сказал. Действительно, в большинстве стран мира, за редкими исключениями, действует универсальное правило — официальные органы принимают к рассмотрению только документы, исполненные на государственном языке своего государства. И это означает, что переводить нужно в любом случае.

Однако переводить документ перед его легализацией совсем не обязательно — документ можно перевести до легализации и легализовать его уже вместе с переводом, а можно легализовать документ «как есть», т.е. на русском языке, и перевести после легализации либо в России, либо в стране назначения. Этот выбор делает сам клиент в зависимости от требований, предъявляемых официальными органами, в которые документ будет представлен.

С какими сложностями Вы сталкиваетесь в своей работе?

Судя по Вашей улыбке, Ваш вопрос содержит в себе некоторый подтекст… Однако я не скажу здесь ничего нового — процесс легализации документов, как и практически любой процесс оформления документов в нашей стране, настолько непрост и многогранен, что даже наши сотрудники, имеющие большой опыт работы и легализовавшие уже не одну тысячу документов, периодически сталкиваются с определенными трудностями — это может касаться особенностей конкретного документа или страны назначения, или быть связано с изменением требований государственных органов, что периодически происходит, и т.д. Но все вышеперечисленное и есть наша работа, поэтому называть это сложностями неправильно — это наши трудовые будни.

Среди действительно серьезных сложностей, с которыми нам очень сложно бороться, пожалуй, можно выделить только две — это некомпетентность некоторых нотариусов в вопросах подготовки документов, а также задержка в обращении к нам со стороны клиентов. Поясню подробнее.

Процесс легализации проходит гладко и быстро, когда документ оформлен полностью правильно. В этом-то и загвоздка — несмотря на наличие большого количества инструкций и разъяснений для нотариусов со стороны Министерства юстиции РФ, очень часто, когда наш клиент самостоятельно обращается к нотариусу для оформления документа, нам приходится отказывать в легализации по причине несоблюдения нотариусами установленных требований к оформлению документов, объяснять клиенту каким образом нужно переделать документ, а клиент повторно обращается к нотариусу для переоформления документа.

Порой доходит до смешного — недавно один из наших заказчиков передал нам для легализации копии своих личных документов, заверенные одним из нотариусов города Москвы. Начав процесс легализации, мы выяснили, что данных такого нотариуса нет в отделе легализации Министерства юстиции РФ, после чего мы самостоятельно разыскали координаты этого нотариуса, созвонились с ним, объяснили ситуацию, нотариус оперативно представил все недостающие документы, и легализация документа стала возможна. Клиент даже не узнал об этом казусе.

Все, что мы можем сделать, не отвлекая нашего клиента от дел и не тратя его времени, мы делаем, но не всегда это возможно.

Поскольку наша компания уже долгое время тесно сотрудничает с несколькими нотариусами города Москвы, которых мы давно знаем и которые компетентны в вопросах подготовки документов для их последующей легализации, мы рекомендуем либо передавать оригиналы документов для оформления нам (как правило это касается изготовления нотариально заверенных копий), либо самостоятельно обращаться к нотариусам, являющимся нашими партнерами, координаты которых мы всегда готовы предоставить.

Вторая проблема, еще более существенная, связана с задержкой передачи клиентами документов для легализации в нашу компанию. Любой процесс оформления документов занимает определенное время — для случая легализации документов это может быть от 5 до 30 дней в зависимости от документа или ситуации, поэтому когда у клиента есть только один день «на все про все», нам, к сожалению, приходится отказывать. Мы действительно хотим помочь всем наших клиентам и болеем душой за каждый документ, но иногда мы не можем ничего сделать — чудес не бывает и на все нужно время.

И, наконец, последний вопрос, который наверняка интересует наших читателей — в чем преимущество Вашей услуги, ведь легализацию документа можно сделать и самостоятельно?

Вы совершенно правы — в нашей услуге нет ничего уникального и недоступного. Для таких компаний как наша, представляющих документы в государственные органы для легализации от имени своих клиентов, не существует какой-либо специальной аккредитации или чего-либо подобного — мы все делаем на общих основаниях.

Однако, следуя логике Вашего вопроса, можно смело утверждать, что при наличии времени и желания самостоятельно можно оформить любой документ — будь то постановка на учет купленного Вами автомобиля, регистрация прав на недвижимость, регистрация юридического лица и так далее. Но не зря же мы с вами пользуемся услугами автосалонов, агентов по недвижимости и юридических бюро, согласитесь?

Применительно к легализации я могу сказать, что вся информация о процессе и требованиях доступна и открыта, ее можно легко найти, но на ее сбор и классификацию, а также на прохождение всех инстанций требуется определенное время и определенные усилия. В конечном счете все зависит от того, сколько у Вас есть свободного времени и сколько Ваше время стоит, точнее не будет ли экономически эффективнее обратиться в специализированную компанию, чем делать все самостоятельно.

Поэтому краткий ответ на Ваш вопрос можно сформулировать примерно так: обращаясь в нашу компанию и оплачивая наши услуги, Вы оплачиваете в первую очередь наши знания и опыт, которые позволят осуществить легализацию документов быстро и эффективно с точки зрения затрат времени и денег.

Источник

error: Alert: Содержимое защищено !!